言われたことだけ、スケジュールを自動的に埋めていけばいい秘書であるならば、AIでもできるかもしれません。でもいま私がしているのは、学長の考えや、まわりの気持ち、これから起きうることを想像するヒューマンタッチな仕事なので、人間でないと難しい
連載「しなキャリ図鑑」とは 【毎月２回更新 / 第２第４月曜】
「しなやかに生きる人のためのキャリア図鑑」の略称。キャリアカウンセラー舛廣純子が、イキイキと働く仕事人にインタビューし、その仕事に大切なチカラを中心にキャリア・仕事そのものも掘り下げます。１０年後の未来に自分がどんな風に仕事をしているのかも見えづらくなった今の時代。インタビューを読むことで、自分の持っている力にも気づいたり、したことのない仕事に興味を持ったり、これから伸ばしたい自分の力を見つけられたなら、あなたの仕事人生も変化に対してさらに強くてしなやかなものになっていくかもしれません。
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第９話 秘書のチカラ
行動する前に、相手の考えや行動を先読みして、想像する
TEXT ： 舛廣 純子
教えてくれた人
上澤未紗（うえさわみさ） 秘書
専門学校卒業後、ジュエリー販売の仕事を経て、母校の広報の仕事に就く。広報業務を１０年間務めた後、同じグループ内の四年制大学の学長室に異動。定型的な秘書業務に加え、学長室スタッフとして、学長のアイデアの実現を支える。
＜秘書として大切な能力は何ですか？＞
１. 学び続ける力 学習能力
私は今学長室で秘書の仕事をしていますが、学長が私に「何を聞いても、何を頼んでも大丈夫」と思って頂けるよう、大学に関すること、例えば内部規定や組織全般のこと、また、他大学や教育界全般についてなど、どんなことでも答えられるよう、日々研鑽することが大事だなと考えています。学長が常にアンテナを張られている世の中のことについても、「知りません、存じ上げません」ではなく、知って理解しておかないと、スムーズなコミュニケーションも図れませんし、ご要望にもお応えできません。新聞も全部読まなくては、みたいな思いはあります、笑。私はまだまだですが、一緒にお仕事しているベテラン秘書の先輩を見ていると、自分も日々学んで磨いていかなくてはいけないなと思います。
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２. 冷静さ 判断力 感情制御力
大学としての対応や判断はトップである学長に求められます。何かが起こった場合、学長に相談するために、学内からの問い合わせや面談依頼が殺到することがあります。対応に際しては、他部署や本部に確認したり、過去の事例を調べたり、本学だけでは決められないことについては、自治体や他大学の対応を調べたり、問合わせをしたり、さまざまなことを冷静に判断し同時に進め、対応策を考えなくてはならないこともあります。
学長に報告する内容も、優先順位や対応の必要性を考えて、何をお通しするか見極めるようにしています。ご多忙な学長に瑣末なことや優先順位が低いことをお伝えして、すべてにおいて指示を仰ぐことは、お仕事を繁雑にさせてしまいますから、緊急時お伝えする場合も、何か対応を迫られる場合も冷静になることを大事にしています。
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３. 想像力 推察力 先を読む力
常に次に何が起こるかを先読みして動くことが大事だなと思います。スケジュールが詰まっている日は特にそうですが、時間が押したりすることもあるので、次の予定、内容、場所、資料の有無など頭に入れて、スムーズに進められるよう先輩と打ち合わせをし、指示を仰ぎながら動くようにしています。また、学長だったらどう考え、どういう対応をされるか、ということを想定して動くことが大事だなと思います。もちろん学長だけでなく、学長のところに相談にいらっしゃる各部署の方々に対しても、こちらの対応に対してどういう反応をその方がされるかとか、何か判断する前に人の考えることや行動を読むことを大事にしています。時には面談の前に学長が必要とされるような資料の準備をお願いしたりもします。
また学長がやりたいとお考えになられていることを他部署に相談する場合も、どの順番で誰に相談するのが最適かをよく考えながら相談しますね。言われたことをそのまま、ではなく、次に起こることや人の反応を想像して行動することが求められる仕事です。私が学長の指示を学内にお伝えする時も、私が伝える事=学長からの指示になりますから、ものすごく影響力が大きいわけですよね。行動が先に立つよりも、先に想像する、予見する、秘書の仕事を通して、このチカラは磨かれたように思います。
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人の考えや行動を読んだり、推察したりしながら、いつも一歩先を考える
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＜なぜ秘書になろうと思ったのですか？＞
私の場合は異動で秘書の仕事に就いたので、なろうと思って秘書になったわけではないのですが、以前から経験してみたい仕事ではありました。
実は学生時代はエアライン業界志望でしたが、在学中に世界同時多発テロがあり、就活時、航空会社の求人はほとんどなく、半ば諦め、就職する気になれなかった私は、卒業後ビジョンも持たずに、高校時代に留学していたホストファミリーのところに３か月間行きました。「アメリカでは卒業してから就職活動するのは普通のことよ、焦らずやりたいことを探してみて！ Good Luck！ 」と近所に住んでいた女性に言われたのを今でも覚えています。
帰国後、就職活動をしつつ、アルバイトで入ったジュエリー会社に就職したのも束の間、卒業した専門学校から、「広報部で人が足りないのだけれど、やってみない？ 」と誘われたんです。在学中にオープンキャンパスを手伝う学生スタッフをやっていたので、声をかけて下さったのですが、当時は広報部の仕事＝オープンキャンパスをやる、くらいに思っていたので、ふたつ返事で「面接に行きます！ 」という話になりました。最初の一年はアルバイトだけれど、その後は契約社員になれるということで、「オープンキャンパスをやる仕事の方がいいな」、そんな感じで、今の学校に入職したのです。もちろんオープンキャンパスの仕事だけのはずがないのですけど（笑）。
入ってすぐに入学試験の窓口担当になり、願書をチェックしたり、調査書一通一通を調べたり、ひたすら名前と住所と学校名をシステムに入力する仕事をしていました。正直、「こういう事務仕事がしたくて入ったんじゃない！ 」って思いもありました。でも、土日はオープンキャンパスの業務を全員でやり、学生スタッフのとりまとめやその他にもいろいろな業務に携わっていたので、成長することもでき、何より仕事の中に楽しさもあり続けることができました。
その後契約社員を経て、正社員になり、入試、オープンキャンパス、学校紹介の冊子制作、高校で行われる進路ガイダンスでの高校生への学校説明、卒業生の働く姿の取材等、色々な経験をしました。高校への広報活動をする全国のOBOGスタッフ４３人のとりまとめもしました。各地とのさまざまなやりとりは大変なこともありましたが、年上の方ばかりで良くして頂きましたね。また、専門学校と大学が一体となり、地方で無料公開講座をやるのですが、全部自前でやる学校なもので、イベント会社のような時もありましたよ（笑）。
専門学校での広報を１０年経験し、グループ内の大学の学長室に秘書として異動しました。学長は民間企業出身のアイデアマンの学長で、学長の思いを具体化・実現化していくのが今の仕事です。秘書の種類としては、指示を受けその通りに動くだけではなく、トップが考えていることを汲み取って、自分からもどんどん動くことが求められるアシスタント的な仕事ですね。学長に関係していることであれば、広報的なことでも、総務的なことでも、企画的なことでも、何でもやる、何でも屋です（笑）。
広報の仕事経験や部署異動の経験があったからこそ、各部署に協力の要請がしやすいところはあります。学長から求められる情報や資料は自分一人では集められません。必要な時に協力頂けるよう、私も協力できることは進んでやりたいと思いますし、日頃から学内のコミュニケーションや信頼関係構築は大事にしています。
また、学内に向けた学長の広報官である一方、学校の中で拾い集めてきたことを学長に伝えるリサーチャーのような一面もありますね。
学長の広報官であり、学内のリサーチャー。学長と大学をつなぐことも大事な仕事
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＜秘書とはどんな仕事なのでしょうか？＞
スケジュール調整、車手配、お茶出し、お礼状作成、学長の外出時のアテンド、講演時の資料作成やパソコンの操作、スピーチ原稿や取材インタビューの原稿チェック、教員人事の資料を学内から調達して揃えるといったさまざまな仕事があります。学長が出られる会議や学長が受けられる取材にも陪席させて頂くこともあります。
学内外のさまざまな方と接する仕事です。良い第一印象を持って頂くためにも、笑顔と清潔感は心がけています。けっこう機敏に動き回るので、ヒールの高いパンプスはちょっと履けませんね（笑）。
秘書の仕事は付く方のことを十分理解することが大切で、職場以外でも趣味趣向、好みや生活習慣等、把握していると役に立つことがあります。普段の会話や行動観察から情報を集めていく作業も大事ですね。コーヒーはミルクだけ、砂糖はいらない、とか、昼食を取る時間がない時に何を用意しておくと食べやすいとか、大学にいらっしゃらない日はどこで何をされていることが多いか等、細かな情報収集が意外と大切です。
一日の中で一番時間を割くのは、やはりスケジュール調整や書類整理、打ち合わせ等ですね。いろいろな部署からさまざまな案件や稟議書が回ってきたり、取次依頼が来たり、優先順位を考え、スケジュール調整をしています。たとえ明日学長のスケジュールが空いていたとしても、明日他の案件が入るかもしれないということを頭に置きながら調整したり、学長が動きやすいように、パズルのように予定を組み立てていますね。
学長は依頼にはできるだけ応えようとされる方なのですが、依頼を全部受けてスケジュールを組むと、体力的にも厳しい時もあります。だから、この日はアポイントメントを入れるのをやめよう、など、体調や他の業務すべてを考慮してスケジュール調整しています。学長がどんな方か、どのように仕事をされる方かを理解していないとできないので、これはロボットでは難しい仕事だと思います。
他にも一般的な秘書業務とは異なり、学長室スタッフとしての色合いの強い仕事もあります。
大学は地域に根ざした場所でもあり、近隣企業や住民の方の理解や支援に支えられていますので、大学としても地域に貢献できることは何か、伺うこともします。例えば講演会の共催や会場の貸し出し等はよくリクエストを頂きますね。先日は近隣地域のママさんたちが作るコミュニティ活動で、働くお母さんと学生とで座談会をしたいという企画があり、その窓口となり担当部署につなぎました。また学長からの提案で、留学生全員や、一般聴講生の方と昼食会を開催していますが、その段取りや運営も行います。
学長は常に学生や大学のことを考えていらっしゃる方で、大学にいらっしゃらない時でも何かアイデアが思い浮かんだり、気になることがあったりするとご連絡頂くことがあります。日々たくさん宿題を頂きます（笑）。でも、それは決して苦にはなることはなく、むしろいつも身が引き締められる思いです。いつも真剣に学生に向き合う姿勢の学長の下でお仕事させて頂けるのは変化も刺激も多く、とても楽しく、何より幸せに思っています。
これからも学長の思いやアイデアを学内の隅々に伝え、また、学内の様子を学長に伝え、より活性化させていきたいと思っています。コミュニケーションを十分に取ることで上手くいくことはもっともっとあるはずです。煙たがられてもいろいろなところに首を突っ込んでいきたいなと（笑）。それが私が異動したときの最初の学長からの私への命ですから。
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＜一日の仕事スケジュールは？＞
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外出をしない日ですと、以下のような感じです。この合間にも、ずっと電話取り次ぎ、スケジュール調整をしていて、ちょこちょこ忙しくしています。
8:45 出勤、準備、メールチェック
9:30 学長との打ち合わせ
10:00 学長へのお客様お迎え、お茶出し
10:45 お客様の学内ご案内アテンド
12:10 お客様お見送り
12:20 昼休み
13:10 学長との打ち合わせ、お茶出し
14:00 プロジェクト打ち合わせ
15:00 打ち合わせ終了後資料作成
16:00 教授会陪席
17:15 学長お見送り後、片付け等
17:30 翌日スケジュール確認 残業
19:00 退勤
21:00 ホットヨガ
22:30 帰宅
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＜仕事のやりがいや面白みはどんなことですか？＞
「よくやっているよ」と他の人づてに、学長が言って下さっているのを聞いたときにはやはり嬉しいですね。あと、学長が必要とされていることをタイムリーにお伝えできた時や、資料をお渡しした際に「これが欲しかった！」と言われた時は “よし！” と思います。
広報の時のように、オープンキャンパスが成功したとか、志願者数が増えたとか、そういう直接的な、わかりやすい喜びはありません。でも、黒子となって動いたことで、物事が上手くいったり、感謝されたりする時はやっていて良かったなと心から思います。
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＜もっとも嬉しかった経験はどんなことですか？＞
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学長は職員とも飲みに行かれるようなフレンドリーな方なのですが、若手職員との飲み会の席などを私の方でコーディネートして設けると学長がすごく喜んで下さって、そういう時はやってよかったなと嬉しくなります。
私自身はいろいろな打ち合わせに入って学長のお考えを理解しているつもりですが、なかなか若手職員一人ひとりには学長のお考えが届きにくいこともあります。でも、実際は現場と学長の考えは一致していたりして、その両者の声が届きあっていないことをもったいないな、と思ってしまうんですよね。自分も現場にいましたから。
なかなか学長のお立場からでは若手職員が日々どんな風に頑張っているかは見えにくいこともあり、そういうことも学長に知ってもらえたらと思うのです。普通の秘書はそんなことしないかもしれないですが、私は何でも屋と思って、学長に提案したところ、とても喜んで下さったのですよね。
＜逆に今まででもっとも大変だった経験や辛かった経験は？＞
最初の頃は、学内のことでわからないことがいっぱいあって、学長に呼ばれた時に伺ったら、「あっ、君じゃない」とベテラン秘書の先輩を呼ばれたことがあったんです。その時、まだまだ自分では役不足、知識不足なのだと痛感しました。だから日々勉強ですね。学内のこと、文部科学省の方針、他大学の施策等、さまざまなものに対してアンテナを高くしていないといけないと思います。学長に信頼して頂くためには、日々研鑽しかありません。
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＜秘書という仕事の未来はどうなっていくと思いますか？＞
言われたことだけ、スケジュールを自動的に埋めていけばいい秘書であるならば、ロボットでもできるかもしれません。世の中には、そういう秘書の仕事もあるのかもしれませんが、今私がしている仕事はロボットでは難しいと思います。学長が考えていらっしゃることやアイデアを具体化したり、学長のお考えや、これから起きうるであろうことを想像するヒューマンタッチな仕事なので、AIにとって代わられることはないでしょうね。私はそういうことを心がけているし、そういうところでプロになりたいですし、そこで必要とされる人になりたいです。
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今後もヒューマンタッチな秘書として必要とされる人になりたい
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＜今の仕事と同じように向いていそうな仕事はありますか？＞
広報の仕事をしていたというのもありますが、もともと人と人とをつないだり、人の間に入って調整するのは好きだし、コーディネーター的なところは得意かもしれませんね。今も学長と現場スタッフや、学生たちをつなぎたいと自然と考えてしまいます。裏にいて表舞台の人がうまく行くようにするのも自分の得意な役どころではありますね。
あと、お世話焼き体質だったりしますね（笑）。広報の時も、自分の学校を広報すること以上に、その生徒のために進路相談に親身に乗ってしまうところがありました。キャリアカウンセラーのような仕事も関心のあるところですね。
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キャリアカウンセラー舛廣純子の シゴトのチカラ考察
時には学長と若手職員の飲み会を提案・セッティングしたり、スケジュール調整をするのにも、学長の体調、性格、仕事の忙しさ、これから発生しうる仕事、ありとあらゆることを考慮しながら、パズルのように、そして時には、空き時間すら作ってスケジュールを組むという上澤さん。
そこには相手を想い、これからの出来事や展開を予想する「想像力」が大きく働いています。一方、同じ秘書業務でもただ、空いているところに予定を入れていくだけなら、それは機械にとって代わられる可能性があるとも言っていた上澤さんの言葉に、未来に残る仕事とそうでない仕事、というよりも未来も残れる秘書とそうでない秘書の違いがあるように感じられました。
また、定型的な秘書業務の枠組みに留まらず、上澤さんは学長室の一員として学長のアシスタントのように学長のアイデアの実現に力を注いでいますが、学長やそのアイデアの実現について語る上澤さんはとても嬉しそうな表情をしていました。学長の役に立てるのがとても嬉しい、言葉にはしていなかったものの、愛溢れる笑顔はそう言っているようでした。
「お世話焼き」であるからこそ、関わる人に親身になり、相手を想い、言葉にならない相手の意を汲み、相手の思いが実現することを支えるのが全く苦にならない上澤さん。「誰かに喜んでもらいたい」その動機は、「思いやり」になり、「気配り」になり、「おもてなし」になり、「人を支える」行為、チカラにつながります。
実は上澤さんにインタビューを依頼し、快諾して頂いたその時、上澤さんは私のインタビューの主旨を聴き、「ならば紹介できる人がいるかもしれません」と早速、ご友人を紹介して下さいました。どんなに「人と人とをつなぐ」のが得意でも、それは労力のかかること。誰かのために世話を焼くことを全く厭わない上澤さんの「お世話焼き力」は秘書という仕事の中で最大限学長や職員の方たちのために活かされているようにも感じられました。
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（次回もお楽しみに。毎月２回、第２第４月曜更新です）
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舛廣さんってどんな人？
PEOPLE 04 舛廣純子（キャリアカウンセラー）
「就職は子育ての最終章。就活生の親に読んで欲しい本を出版」
